چک‌لیست پایان روز و پایان ماه مطب؛ بستن نشت مالی و عملیاتی

مطب‌ها به‌ندرت با یک خطای بزرگ ضرر می‌کنند. ضرر معمولن از ده نشت کوچک می‌آید که هیچ‌کدام به‌تنهایی مهم به‌نظر نمی‌رسند: تسویه‌ای که ثبت نشد، صورت‌حسابی که صادر نشد، تماسی که بی‌پاسخ ماند، ماده‌ای که تمام شد و کسی نفهمید، پرونده‌ای که ناقص ماند. هر کدام کوچک‌اند؛ جمعشان در پایان سال، عدد بزرگی است.

چک‌لیست، ساده‌ترین ابزار بستن این نشت‌هاست. نه به نرم‌افزار تازه نیاز دارد و نه به مشاور؛ به یک روال ثابت نیاز دارد که هر روز و هر ماه اجرا شود. در ادامه سه چک‌لیست آماده می‌بینید: پایان روز، پایان هفته و پایان ماه.

چیزی که هر روز کنترل نشود، ماه بعد به یک مغایرت تبدیل می‌شود که کسی نمی‌داند از کجا آمده است.

نشت‌های رایج در مطب

• مالی: دریافت ثبت‌نشده، صورت‌حساب صادرنشده، مغایرت کارتخوان و صندوق.

• بیمه: پرونده‌ی ناقص، معرفی‌نامه‌ی گم‌شده، ارسال پس از مهلت.

• مطالبات: قسط سررسیدشده‌ی بدون پیگیری.

• عملیاتی: تماس بی‌پاسخ، پیام بی‌جواب، نوبت خالی پرنشده.

• انبار: ماده‌ی تمام‌شده، ماده‌ی نزدیک به انقضا، خرید اضطراری گران.

• مستندات: پرونده‌ی ناقص، رضایت‌نامه‌ی امضانشده.

چک‌لیست‌های زیر دقیقن برای بستن همین شش دسته طراحی شده‌اند.

چک‌لیست پایان روز

این چک‌لیست باید در پانزده دقیقه انجام شود. اگر بیش‌تر طول می‌کشد، یعنی کاری که باید در طول روز انجام می‌شد به پایان روز موکول شده است.

1. بستن صندوق: جمع دریافتی نقد، کارتخوان و انتقال بانکی را با گزارش نرم‌افزار مقایسه کنید.

2. مغایرت کارتخوان: گزارش پایانه را با ثبت‌های نرم‌افزار تطبیق دهید؛ اختلاف را همان روز پیدا کنید.

3. صورت‌حساب‌ها: مطمین شوید برای همه‌ی دریافتی‌های امروز صورت‌حساب صادر شده است.

4. پرونده‌های ناقص: جلسه‌هایی که شرح درمان یا مواد مصرفی‌شان ثبت نشده را کامل کنید.

5. تماس‌های بی‌پاسخ: فهرست امروز را ببینید و پیامک یا تماس بازگشت را انجام دهید.

6. پیام‌های بی‌جواب: پیام‌رسان و شبکه‌های اجتماعی را ببندید.

7. نوبت‌های فردا: تاییدنشده‌ها را پیگیری و وقت‌های خالی را از لیست انتظار پر کنید.

8. موجودی بحرانی: اقلامی که به حد سفارش رسیده‌اند را ثبت کنید.

9. استریلیزاسیون: چرخه‌ی پایان روز و ثبت شاخص‌ها.

10. ایمنی: خاموش‌کردن تجهیزات، قفل‌کردن داروها و مواد.

روال مربوط به تماس‌ها و نوبت فردا را در تبدیل تماس ازدست‌رفته به نوبت و کاهش غیبت بیماران باز کرده‌ایم.

چک‌لیست پایان هفته

1. بسته‌ی اسناد بیمه‌ی هفته را کنترل کنید: مهر، امضا، کد خدمت و معرفی‌نامه.

2. اقساط سررسیدشده‌ی هفته را بررسی و پیگیری کنید.

3. سفارش مواد مصرفی را یک‌جا ثبت کنید تا خرید اضطراری نداشته باشید.

4. برنامه‌ی هفته‌ی بعد را از نظر تعادل بار کاری بازبینی کنید.

5. نظرهای آنلاین تازه را ببینید و پاسخ دهید.

6. پشتیبان‌گیری داده‌ها را بررسی کنید.

چک‌لیست پایان ماه

بخش مالیاتی و کارپوشه را در راهنمای سامانه‌ی مودیان، بخش بیمه را در مدیریت بیمه‌ی تکمیلی و بخش انبار را در مدیریت موجودی مواد مصرفی باز کرده‌ایم.

هفت سنجه‌ای که هر ماه باید ببینید

1. درآمد ماه و مقایسه با ماه پیش و ماه مشابه سال پیش.

2. شمار مراجعان تازه به تفکیک منبع جذب.

3. میزان غیبت و شمار وقت‌های پرنشده.

4. مانده‌ی مطالبات از مراجعان و از بیمه‌ها.

5. سهم هزینه‌ی مواد از درآمد.

6. میانگین ارزش هر جلسه.

7. شاخص رضایت و پرتکرارترین دسته‌ی شکایت.

قاعده‌ی مهم: هر ماه فقط یک تصمیم بگیرید. گزارشی که به هیچ تصمیمی نرسد، فقط یک تشریفات اداری است.

چه کسی مسوول است

چک‌لیست بدون نام، اجرا نمی‌شود. برای هر بخش یک نام بنویسید: بستن صندوق و مغایرت با پذیرش، کنترل استریلیزاسیون با دستیار، بسته‌ی بیمه با مسوول اداری و بازبینی ماهانه با مدیر یا خود پزشک.

یک نکته‌ی مهم در کنترل داخلی: بهتر است کسی که وجه را دریافت می‌کند، تنها کسی نباشد که گزارش پایان روز را تایید می‌کند. حتا در مطب‌های کوچک، یک بازبینی هفتگی به‌دست فرد دوم، بیش‌تر خطاها و وسوسه‌ها را پیش‌گیری می‌کند.

اجرای عملی چک‌لیست

• چک‌لیست را چاپ کنید و کنار میز پذیرش بگذارید یا در نرم‌افزار به‌شکل وظیفه‌ی روزانه تعریف کنید.

• زمان مشخصی برایش تعیین کنید؛ مثلن پانزده دقیقه‌ی آخر روز کاری.

• اجرای آن را ثبت کنید تا معلوم باشد کدام روزها انجام نشده.

• هر سه ماه یک بار بازنگری کنید؛ بندهایی که هیچ‌وقت مشکلی نشان نمی‌دهند را حذف و بندهای تازه اضافه کنید.

• در آموزش نیروی تازه، همین چک‌لیست را مبنا بگذارید.

اشتباه‌های رایج

• چک‌لیست بلند که کسی وقت انجامش را ندارد.

• موکول‌کردن کارهای روزانه به پایان ماه.

• نبود مسوول مشخص برای هر بند.

• تهیه‌ی گزارش ماهانه بدون گرفتن هیچ تصمیمی.

• ثبت‌نکردن اجرای چک‌لیست و بی‌اثر شدن تدریجی آن.

• یکی‌بودن دریافت‌کننده‌ی وجه و تاییدکننده‌ی گزارش.

جمع‌بندی

نظم مطب، محصول تصمیم‌های بزرگ نیست؛ محصول پانزده دقیقه‌ی پایان روز و دو ساعت پایان ماه است. صندوق را ببندید، مغایرت را همان روز پیدا کنید، تماس‌ها را جواب دهید، اسناد بیمه را سر وقت بفرستید و هر ماه یک تصمیم بگیرید. اگر این روال سه ماه اجرا شود، تفاوت را در گزارش درآمد می‌بینید، نه در حس‌وحال.