ساخت پروندهی بیمار یا مشتری
نخستین گام برای هر مراجع، ساخت یک پرونده است؛ راهنمای کامل ثبت اطلاعات.
پرونده، محل نگهداری اطلاعات هر مراجع است و پایهی کار شما با اوست. نوبتها، درمانها یا جلسات، پرداختها و تاریخچه همگی به پرونده وصل میشوند. در کلینیک به آن «پروندهی بیمار» و در سالن زیبایی «پروندهی مشتری» گفته میشود.
چه زمانی از این بخش استفاده میکنید؟
هر بار که یک مراجع تازه برای نخستینبار به شما مراجعه میکند. پیش از ثبت نوبت، درمان یا پرداخت برای یک فرد، باید پروندهی او را داشته باشید. اگر فرد از قبل پرونده دارد، بهجای ساخت پروندهی تازه، همان پرونده را پیدا کنید تا اطلاعاتش تکراری نشود.
مراحل ساخت پروندهی تازه
- ۱از فهرست کناری وارد بخش پروندهها (در سالن: مشتریان) شوید.
- ۲گزینهی «پروندهی جدید» (در سالن: «مشتری جدید») را بزنید.
- ۳نام، نام خانوادگی و شمارهی موبایل را وارد کنید.
- ۴در صورت نیاز سایر اطلاعات مانند تاریخ تولد، آدرس و اطلاعات بیمه را تکمیل کنید.
- ۵پرونده را ذخیره کنید.
توضیح گزینههای مهم
- «نام و نام خانوادگی»:
- برای شناسایی مراجع و نمایش او در نوبتها، درمانها و گزارشها استفاده میشود.
- «موبایل»:
- مهمترین فیلد پرونده. مبنای ارسال یادآور پیامکی نوبت و شناسایی مراجع است؛ آن را کامل و درست وارد کنید.
- «تاریخ تولد»:
- برای محاسبهی سن و در برخی کسبوکارها برای پیگیریهای مرتبط با سن به کار میرود؛ اختیاری است.
- «اطلاعات بیمه»:
- اگر بیمار بیمه دارد، ثبت آن باعث میشود هنگام ثبت درمان، سهم بیمه و سهم بیمار درست محاسبه شود (ویژهی حالت کلینیک).
شمارهی موبایل را درست وارد کنید
اگر شمارهی موبایل ناقص یا نادرست باشد، یادآور پیامکی نوبت برای مراجع ارسال نمیشود و پیدا کردن دوبارهی پرونده هم سختتر میشود.
اگر به مشکل خوردید
نمیدانم فرد از قبل پرونده دارد یا نه.
پیش از ساخت پروندهی تازه، شمارهی موبایل یا نام او را جستوجو کنید. اگر پروندهاش پیدا شد، از همان استفاده کنید تا پروندهی تکراری ساخته نشود.
پروندهی تکراری ساختم.
اطلاعات را در یکی از پروندهها کامل نگه دارید و از پروندهی درست برای نوبتها و پرداختهای بعدی استفاده کنید. برای ادغام دو پرونده در صورت نیاز با پشتیبانی در میان بگذارید.
گزینهی ساخت پرونده را نمیبینم.
ممکن است نقش شما دسترسی ساخت پرونده را نداشته باشد؛ در این صورت با مدیر یا صاحب سازمان هماهنگ کنید.